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Guideline für Videocalls und Online-Meetings

Vermutlich hat jeder – beruflich oder privat – schonmal an einem Videocall teilgenommen. Gerade auch während der Pandemie ist es oft die einzige Möglichkeit, dass Menschen sich – zumindest – digital begegnen können. Besonders im geschäftlichen Umfeld können aktuell wenig vor Ort Termine mit externen Gesprächspartnern vereinbart werden. Die Umstellung von vor Ort auf digitale Termine erfolgte pandemiebedingt fließend. Von einem auf dem anderen Tag fanden wir uns im Videocall und in Onlinemeetings wieder.

Termin als Videocall und Online-Meeting einstellen und fertig?

Sicherlich bleiben viele Verhaltensregeln gegenüber einem Präsenztermin gleich, doch der Videocall und das Online-Meeting machen einige Aspekte noch genauer betrachtenswert. Damit solch ein Termin nicht das Ziel des Termins verfehlt, ist es mehr denn je wichtig, dass sich der Initiator Gedanken dazu macht. Dazu gehört auch die Festlegung der Dauer und die Übermittlung einer Agenda und der ggf. notwendige Einsatz eines Moderators.

Besonders wichtig beim Videocall ist die Technik und die räumliche Umgebung. Wer musste sich nicht schon ein Schmunzeln verkneifen, wenn der Kollege sich in einem ungünstigen Winkel vor die Kamera gesetzt hat und von unten mit einem Doppelkinn, von oben mit abgeschnitten Kopf oder im Hintergrund die ganze Familie auf lustigen Bildern zu sehen war. Oder wenn ein Kollege so laut in das Mikro atmet, dass er wie eine Hauptfigur eines allzu bekannten Films klingt. Deshalb sollten Sie die Video- und Toneinstellungen am besten einen Tag vor dem Termin testen, vor allem, wenn Sie das System nicht kennen oder es sogar noch installieren müssen. Es können bei der Installation Herausforderungen auftreten, die sie zwanzig Minuten vor dem Termin nicht mehr lösen können.

Wer kennt sie nicht, die amüsanten Videos auf YouTube in der plötzlich der Partner nur in Unterhose bekleidet ins Bild läuft oder das Kind, das auf einmal ins Zimmer stürmt. Das lässt sich in vielen Fällen mit ganz einfachen Mitteln verhindern. Zunächst: informieren Sie die Personen in Ihrem Haushalt über Ihren Termin. Schließen Sie ggf. die Tür zum Raum ab. Für wen das nicht möglich ist, die meisten Tools bieten die Option den Hintergrund zu verblenden oder einen neutralen einzublenden. Ein ruhiger Hintergrund hilft nicht nur Ihnen, sondern auch den anderen Teilnehmern, die in einer Videokonferenz schnell abgelenkt werden können. Bringen Sie weitere mögliche Störquellen, wie zum Beispiel sprachgesteurte Gadgets wie Alexa außer Reichweite.

Sofern Sie verhindern möchten, ein Social Media Star zu werden, ist es ratsam sich passend für den Termin zu kleiden. Das heißt tragen Sie das, was Sie auch bei einem vor Ort Termin anziehen würden. Es hat auch einen psychologischen Effekt auf Sie oder haben Sie noch nicht das Gefühl kennengelernt, das sich in bestimmter Kleidung Ihr Selbstwertgefühl verändert. Das spüren nicht nur Sie, sondern auch Ihr Gegenüber.

Jetzt kann es aber losgehen

So gut wie – notieren Sie sich nur schnell noch ein paar Stichpunkte für Ihre persönliche Agenda. Eigentlich sind es grundlegende Höflichkeitsregeln, die auf Grund der ungewohnten Situation aber oft schnell eine untergeordnete Rolle spielen und so einen wertschätzenden Umgang miteinander verhindern. Es sind ganz alltägliche Punkte, wie pünktliches Erscheinen, die kurze Vorstellung zu Beginn, vor allem mit externem Teilnehmer, eine deutliche Aussprache, klare Artikulation und eine angenehme Sprechgeschwindigkeit. Jemanden Ausreden lassen ist während eines Videocalls nicht nur eine Höflichkeitsformel, sondern auch notwendig, falls es zu Verzögerungen bei der Übertragung kommt.

Klick, klick, klick – das nervöse Kulli klicken eines Kollegen im Meetingraum kann die Konzentration schon ordentlich auf die Probe stellen, im Online-Meeting ist es ein wahrer Kraftakt. Auch das Tippen auf der Tastatur hört sich auf einmal nach gefühlten Trommelschlägen an und lenkt von dem Sprecher ab, genau wie der Kollege, der sich hektisch hin und her bewegt. Deshalb sollten Sie sich auf stumm stellen, wenn Sie gerade keinen Beitrag leisten müssen und den Moderator ein positives Gefühl vermitteln, in dem Sie aufmerksam auf Ihren Bildschirm und in die Kamera sehen.

Geschafft, wir haben ein Ergebnis!

Jetzt schnell raus hier – ist kein gutes Ende, ob für ein persönliches Gespräch oder für einen Videocall. Rechtzeitig vor Ende des Termins – das immer pünktlich oder am besten sogar vor der Zeit ablaufen sollte – sollten Sie noch zusammenfassen, was die wichtigsten Ergebnisse sind und was bei diesem Meeting besonders gut gelaufen ist. Damit das Online-Meeting nicht nach dem Motto aus den Augen aus dem Sinn, aus unserem Gedächtnis verschwindet, ist es wichtig nach dem Treffen ein Protokoll und Maßnahmenplan zusammenzustellen und zu versenden. Gerade aufgrund der gestiegenen Anzahl an Online-Meetings an einem Arbeitstag, ist es wichtig, dieses Protokoll noch einmal als Gedächtnisstütze zukommen zu lassen. Natürlich soll es sich nicht auf mehreren DIN A 4 Seiten stehen, sondern sollte kurz und prägnant sein und alle zentralen Ergebnisse der Besprechung, die Zielsetzung und einzelnen Tagesordnungspunkten beinhalten. Gerade bei externen Gesprächspartnern sollte das Protokoll dazu genutzt werden, um einen neuen Terminvorschlag zu erhalten oder zu einer Call-to-Action aufgerufen werden.

Erfahren Sie, welche weiteren Punkte Sie auch noch für einen erfolgreichen Videocall beachten sollten:
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