Kundenservice mit Voicebot-IVR

Die Anzahl der weltweit genutzten Sprachassistenten wird voraussichtlich von etwa 4,2 Milliarden im Jahr 2020 auf 8,4 Milliarden bis 2024 ansteigen.

Bei SNcom schaffen wir individuelle Voicebot-IVR-Lösungen, die genau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Als herstellerunabhängiger Anbieter greifen wir auf bewährte Technologien führender Anbieter zurück und kombinieren diese flexibel zu einer Lösung, die perfekt zu Ihren Prozessen und Zielen passt.

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Unser Voicebot IVR: Intelligente Kundenkommunikation

Unsere individuelle Lösung kombiniert klassisches Interactive Voice Response (IVR) mit künstlicher Intelligenz (KI). Im Gegensatz zu starren Menüs versteht er dank Natural Language Processing (NLP) natürliche Sprache, sodass Anrufer freisprechen können.

Die Sprache wird in Echtzeit durch Speech-to-Text (STT) in Text umgewandelt, analysiert und die Absicht sowie wichtige Informationen (z. B. „Rechnung“, „Lieferstatus“) herausgefiltert. Antworten stammen entweder aus der Wissensdatenbank oder werden durch Large Language Models (LLMs) erstellt. Die Antwort erfolgt über Text-to-Speech (TTS) in klarer, natürlicher und menschlicher Sprache, damit Ihre Kunden sich verstanden und gut aufgehoben fühlen.

Unsere Conversational IVR ist flexibel, skalierbar und DSGVO-konform – ideal, um rund um die Uhr Anfragen zu bearbeiten, Daten zu erfassen und Ihre Kundenanfragen in natürlicher Sprache und lösungsorientiert zu klären.

Wie funktionieren Conversational-IVR im Call Center?

Begrüßung und Auswahl:

Der Anrufer wird durch eine professionelle Begrüßung empfangen und über klare Menüoptionen geleitet (z. B. „Drücken Sie 1 für den Support“ oder „Sagen Sie ‘Rechnung’, um Hilfe zu erhalten“).

Interaktion:

Mithilfe von Natural Language Processing (NLP) und Tasteneingaben (DTMF) versteht unser Voicebot sowohl Sprachbefehle als auch Tasteneingaben, um flexibel auf Nutzeranliegen zu reagieren.

Antwort oder Weiterleitung:

Unser System verarbeitet die Eingaben, liefert Informationen direkt oder leitet den Anrufer gezielt an die richtige Abteilung weiter.

Funktionen: Das kann unser Voicebot IVR

Durch die Kombination aus automatisierter Spracherkennung, natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und KI-gestützter Logik übernimmt Conversational-IVR folgende Aufgaben Ihres Kundenservices:

Beantwortung von Routineanfragen:

Der Voicebot liefert schnelle Antworten auf häufige Kundenfragen, z. B. zu Öffnungszeiten vom Unternehmen, Lieferstatus oder Kontoinformationen.
Beispiel: „Wann ist die Filiale geöffnet?“ wird direkt beantwortet, ohne einen Mitarbeiter zu beanspruchen.

Weiterleitung an die richtige Abteilung:

Basierend auf der Anfrage des Kunden analysiert der Voicebot den Kontext und leitet den Anrufer mithilfe des intelligenten Routings an die zuständige Abteilung oder den passenden Mitarbeiter weiter.
Beispiel: „Ich möchte mit der Buchhaltung sprechen“ wird direkt an die Buchhaltung weitergeleitet.

24/7-Verfügbarkeit:

Kunden erhalten rund um die Uhr Unterstützung, auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten.
Beispiel: Nachts Anfragen wie „Wo finde ich die nächste Filiale?“ beantworten.

Datenerfassung und Verifizierung:

Der Voicebot kann Daten abfragen und speichern, z. B. Kunden- oder Bestellnummern, um den Prozess für den nächsten Mitarbeiter vorzubereiten.
Beispiel: „Bitte geben Sie Ihre Bestellnummer an.“

Terminvereinbarung und Buchungen:

Kunden können selbstständig Termine vereinbaren oder Buchungen vornehmen, ohne auf einen Mitarbeiter im Kundenservice zu wraten.
Beispiel: „Ich möchte einen Termin für den Service vereinbaren.“

Personalisierte Kundenansprache:

Mit der Integration von CRM-Systemen erkennt der Voicebot Kunden und bietet maßgeschneiderte Lösungen.
Beispiel: „Hallo Frau Müller, möchten Sie Ihren letzten Einkauf reklamieren?“

Strahlkraft: Das macht unseren Voicebot IVR besonders!

KI-Automatisierung:

Unsere KI zur automatischen Anrufbearbeitung, erkennt, routet & bearbeitet Anfragen per Sprachverarbeitung – ohne manuelle Agenten.

Hör- & Sprachverständnis (mit NLP)

Unsere Voicebots verstehen natürliche Sprache, wie komplexe & wirre Anfragen – unabhängig von Dialekt, Aussprache oder Formulierung.

Maximale Kundenzufriedenheit:

Kunden profitieren von einer schnellen Navigation, erreichen direkt den richtigen Ansprechpartner – einfache, klare & präzise Lösungen.

Effizienz & Erreichbarkeit:

Reduzierte Wartezeiten und eine 24/7-Verfügbarkeit. Kunden erhalten sofort Hilfe – jederzeit & ohne Wartezeit.

Beste Erstlösungsquote & Markenimage:

Wenn Kunden ohne Fehlleitungen sofort die richtige Hilfe bekommen, stärkt das ihr Vertrauen ins Unternehmen – Schaffen Sie ein nachhaltiges & positives Markenimage.

Datenschutz:

DSGVO-konforme Verarbeitung und höchste Sicherheitsstandards für Ihre Kundendaten.

Vorteile von Voicebot IVR Systemen

Conversational IVR bietet zahlreiche Möglichkeiten & Chancen:

Natürliche Kommunikation ohne Menü:

Normaler Sprache äußern – frei sprechen, anstatt sich durch Menüoptionen zu navigieren. Unser intelligente Assistent klingt, menschlich & sympathisch mit menschlichem Knowhow.

Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit:

Ein Bot ist immer verfügbar – maximale Freiheit & Flexibilität. Kunden können ihr Anliegen jederzeit selbst klären – genau dann, wenn es für sie am besten passt.

Kosteneffizienz:

Automatisierung von Anfragen senkt deutlich Betriebskosten im Kundenservice – ohne zusätzliche Agenten, Schichten & Überstunden.

Skalierbarkeit:

Flexibel auf hohe Anrufvolumina & Spitzenzeiten bewältigen – stetige Effizienz & ohne mehr Agenten.

Schnellere & konkrete Bearbeitung:

Anliegen präzise erkennen & direkt lösen oder intelligent an menschliche Mitarbeiter weiterleiten.

Bessere Kundenerfahrung & Wertschätzung:

Durch fortschrittliche Spracherkennung merkt Ihr Kunde merkt, dass seine Zeit, Anliegen und Worte wertgeschätzt & verstanden werden – Ein Gefühl von menschlich- empathischen Gesprächen und wahrer Wertschätzung.

Anrufabwicklung & Menü:

IVR gibt’s auch mit Menü in Form von Sprach- oder Tasteneingaben. Es reduziert Wartezeiten & Gesprächsdauer – Senken Sie die Kosten pro Anruf.

Beispiele für Branchen und Anwendungen

Ein Voicebot-IVR ist besonders hilfreich, wenn Unternehmen ihre Kosten durch Automatisierung senken, die Kundenzufriedenheit mit schnellen und präzisen Antworten steigern und gleichzeitig Mitarbeiter entlasten möchten. Der Einsatz eines Voicebot-IVR eignet sich ideal für Bereiche, in denen repetitive Aufgaben effizient automatisiert werden können, ohne dabei die Qualität der Kundeninteraktion zu beeinträchtigen.

E-Commerce: Lieferstatus abfragen, Rücksendungen anmelden, Bestellungen prüfen.
Telekommunikation: Störungsmeldungen, Tarifauskünfte, Vertragsverlängerungen.
Finanzdienstleistungen: Kontostand abfragen, Kartensperrung, Terminvereinbarung für Beratungen.
Gesundheitswesen: Terminanfragen, Informationen zu Verordnungen, Notfallnummern weiterleiten.
Reise- und Transportwesen: Flug- oder Zugstatus abfragen, Sitzplatzreservierungen ändern.

Warum SNcom?

Mit über 20 Jahren Erfahrung in Kommunikationslösungen sind wir Ihr kompetenter Partner für die Integration moderner Conversational-IVR-Systeme, ob Voiceot-Technologie oder Chatbots. Von der Analyse und Planung über die Implementierung bis hin zur weitergehenden Betreuung erhalten Sie bei uns alles aus einer Hand.

Bedarfsanalyse

Wir ermitteln gemeinsam mit Ihnen, welche Anforderungen Ihr Voicebot-IVR-System erfüllen soll, z. B. automatisierte FAQs oder flexible Anrufweiterleitung.

Technologieauswahl

Als herstellerunabhängiger Anbieter kombinieren wir die besten Technologien wie NLP-Modelle, Datenbanken und Cloud-Plattformen.

Integration und Anpassung

Unsere Experten sorgen für eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme wie CRM oder ERP und konfigurieren alle Komponenten optimal.

Langfristiger Support

Wir bieten kontinuierliche Betreuung, regelmäßige Schulungen und Optimierungen, damit Ihr System immer auf dem neuesten Stand bleibt.

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Häufig gestellte Fragen zum Voicebot IVR

Wie können Conversational-IVR-Systeme in ein Contact Center integriert werden?

Conversational-IVR-Systeme lassen sich nahtlos in bestehende Contact Center integrieren und übernehmen Routineanfragen, während komplexere Anliegen an Live-Agenten weitergeleitet werden.

Welche Rolle spielt die Voicebot-Technologie für moderne Agenten?

Die Voicebot Technologie entlastet Agenten, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisiert und grundlegende Kundenanfragen selbstständig bearbeitet.

Welche Herausforderungen können bei der Implementierung von Conversational AI auftreten?

Herausforderungen können in der Anpassung an spezifische Unternehmensprozesse und der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO liegen. Eine sorgfältige Planung und die Unterstützung eines erfahrenen Partners wie SNcom minimieren diese Risiken.

Können Voicebot IVR-Systeme mehrere Sprachen unterstützen?

Ja, diese Bots sind in der Lage, mehrere Sprachen zu verarbeiten und gleichzeitig Dialekte oder Akzente zu erkennen. Dadurch eignen sie sich perfekt für den Einsatz in internationalen Unternehmen oder multilingualen Kundendienst-Teams.

[1] Quelle: Statista 26.01.25: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1323879/umfrage/anzahl-weltweit-verwendeter-sprachassistenten/

Support & Workshops: Schnelle Hilfe und effektive Schulungen

Als geschätzter Kunde ist es auch für Sie wichtig, schnell und unkompliziert Hilfe für Ihr Contact Center zu erhalten.

Managed Service:

Unser Support ist darauf ausgelegt, Ihnen rasch und einfach zu helfen – ob telefonisch, per E-Mail, Chat oder bei Bedarf sogar persönlich mit unseren dedizierten Account Managern im 24/7-Support oder über unser Online-Ressourcenzentrum.

Schulungsressourcen:

Zusätzlich bieten wir Schulungen und Workshops für die Contact Center Lösung in Ihrem Unternehmen an, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei helfen, das volle Potenzial Ihres Contact Centers auszuschöpfen.

Erfahren Sie alles über Aufbau, Implementierung & Chancen unseres smarten und effizienten Contact Centers in Ihrem Unternehmen. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.

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