Der Begriff Unified Communications (übersetzt „einheitliche Kommunikation“) steht für eine Art Plattform, die alle Kommunikationskanäle (z. B. Telefon, Videokonferenzen, E-Mail, Voice-Mail und Instant Messaging) auf einer allgemeinen Oberfläche für den Nutzer bündelt. Sie ermöglicht ihm zu jeder Zeit und von jedem Ort auf das richtige Endgerät und die richtige Information zuzugreifen. In einem Unternehmen eingesetzt verbessert die UC-Lösung die Kommunikations- und Geschäftsprozesse und entlastet das Management der eigenen Kommunikation durch die Zusammenführung der einzelnen Kanäle.
Ein Teilbereich von Unified Communications (UC) ist Unified Messaging, dass nicht nur in Sprache, Fax, SMS und E-Mail, sondern in weit mehr Anwendungen integriert ist. Häufige Verwendung findet im Zusammenhang mit UC ein weiterer Begriff, die Unified Communications & Collaboration (UCC). Collaboration steht hier für die Erweiterung der Kommunikationskanäle um Werkzeuge, die die Zusammenarbeit in Abteilungen verbessert und räumlich bzw. örtlich getrennten Teams die Arbeit erleichtert.
Unified Communications (UC) strebt die Entlastung des Nutzers bei der Verwaltung von Medien und Geräten an. Dies geschieht mithilfe einer logischen, technischen Steuerungsschicht, die alle Medien integriert. Die Technik basiert vorrangig auf IP-Technologie, gleichwohl ist es aber auch möglich traditionelle und mobile Telekommunikationsgeräte und Anlagen einzubinden. Eine logische Steuerungsschicht leitet eingehende Kommunikationsvorgänge automatisch auf die vom Anwender, in der Situation, bevorzugten und gerade verfügbaren Endgeräte weiter.
Das Ziel von UC-Systemen ist es, fehlende Wahrnehmungsmöglichkeiten durch technisch vermittelte Signalisierung des aktuellen Status auszugleichen. In Unternehmen, die z. B. Niederlassungen an verschiedenen Orten haben oder bei denen die Mitarbeiter von zu Hause arbeiten (Home-Office) wird die Präsenzinformation benötigt. Sie zeigt die Erreichbarkeit des Kontakts an und erleichtert die Zusammenarbeit an verschiedenen Standorten. Jeder Nutzer eines Instant-Messaging-Tools kann also sehen, ob die Person, die er gerade erreichen möchte online ist oder nicht (vergleichbar mit WhatsApp).
Relevante Daten, Werkzeuge und Prozesse sind mit der Kommunikation verknüpft. Wann immer der Name eines im UC-Systems registrierten Nutzers in der Anwendung auftaucht (z. B. als Autor eines Dokuments), soll der Präsenzstatus des Nutzers angezeigt werden und per Klick eine direkte Kommunikationslinie aufgebaut werden können.
Der vierte Baustein der Unified Communications (UC) ist das Versehen der Kommunikation mit mehr Möglichkeiten. Weitere Kooperationsfunktionen ermöglichen nicht nur Echtzeit-Telefonie, sondern die Arbeit in Echtzeit über mehrere Standorte hinweg (genannt E-Collaboration). Typische Kooperationsfunktionen sind: Web-Conferencing, interaktives Whiteboard- und Application-Sharing. So ermöglicht UC eine spontane Zusammenarbeit an Dokumenten aus dem Arbeitskontext heraus.
